۵ نشانه که کسب‌وکار شما به اتوماسیون فرآیندها نیاز دارد
2 مهر 1405
1 دقیقه مطالعه
بسیاری از کسب‌وکارها سال‌ها با روش‌های قدیمی کار می‌کنند و چون «همیشه همین‌طور بوده»، مشکل را نمی‌بینند. اما هزینه‌ی پنهان کارهای دستی هر ماه بیشتر می‌شود. اگر با موارد زیر آشنا هستید، وقت آن رسیده که به اتوماسیون فرآیندها فکر کنید.
۱. تیم شما وقت زیادی صرف کارهای تکراری می‌کند
ورود اطلاعات از یک فایل به فایل دیگر، ارسال دستی ایمیل‌ها و یادآوری‌ها، تهیه‌ی گزارش‌های هفتگی و صدور فاکتور از کارهایی هستند که هر بار عیناً تکرار می‌شوند. هر ساعتی که نیروی متخصص شما صرف این کارها می‌کند، ساعتی است که از خلاقیت، فروش و خدمت به مشتری کم می‌شود. کاری که قاعده‌ی مشخصی دارد، بهتر است به سیستم سپرده شود.
۲. خطاهای انسانی و ناسازگاری داده‌ها زیاد شده است
اشتباه در وارد کردن یک عدد، فراموش کردن یک مرحله یا وجود چند نسخه‌ی متفاوت از یک فایل، همه نتیجه‌ی کار دستی هستند. این خطاها معمولاً دیر کشف می‌شوند و هزینه‌ی اصلاحشان از هزینه‌ی پیشگیری بیشتر است. اتوماسیون هر مرحله را دقیقاً مطابق قاعده‌ی تعریف‌شده انجام می‌دهد و خطای ناشی از خستگی یا حواس‌پرتی را حذف می‌کند.
۳. اطلاعات شما در جاهای مختلف پراکنده است
بخشی از داده‌ها در اکسل است، بخشی در پیام‌رسان‌ها، بخشی در ایمیل و بخشی هم در ذهن همکاران. وقتی برای یافتن یک اطلاعات ساده باید چند نفر را پیگیری کنید، یعنی سیستم یکپارچه‌ای وجود ندارد. دیجیتال‌سازی و یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها باعث می‌شود همه از یک منبع واحد و همیشه به‌روز استفاده کنند.
۴. تأییدیه‌ها و پیگیری‌ها گلوگاه شده‌اند
درخواست مرخصی، تأیید خرید، صدور مجوز یا بررسی قرارداد، اگر روی کاغذ یا در گفتگوهای پراکنده انجام شود، هر لحظه ممکن است گم شود یا در صف بماند. گردش کار (Workflow) خودکار مشخص می‌کند هر درخواست الان دست چه کسی است، چه زمانی باید پاسخ داده شود و در صورت تأخیر چه اتفاقی بیفتد.
۵. رشد کسب‌وکار سخت‌تر از حد معمول شده است
اگر با افزایش مشتری یا سفارش مجبورید متناسب با آن نیروی انسانی اضافه کنید، فرآیندهای شما مقیاس‌پذیر نیستند. کسب‌وکار سالم باید بتواند بدون افزایش هم‌اندازه‌ی هزینه‌ها رشد کند. اتوماسیون همین امکان را فراهم می‌کند.
از کجا شروع کنیم؟
نیازی نیست همه‌چیز را یک‌جا تغییر دهید. مسیر پیشنهادی ما این است:
فرآیندهای فعلی را شناسایی کنید و آن‌هایی را که بیشترین زمان و خطا دارند علامت بزنید.
با یک فرآیند کوچک و پرتکرار شروع کنید تا نتیجه را سریع ببینید.
پیش و پس از اتوماسیون، زمان و خطا را اندازه بگیرید تا بازده سرمایه‌گذاری روشن شود.
برای نیازهای اختصاصی سازمان، از نرم‌افزار سفارشی استفاده کنید تا سیستم دقیقاً با روند کار شما هماهنگ باشد.
جمع‌بندی
اتوماسیون به معنای جایگزین کردن انسان‌ها نیست؛ به معنای آزاد کردن آن‌ها از کارهایی است که ماشین بهتر انجام می‌دهد. اگر حتی یکی از نشانه‌های بالا را در کسب‌وکار خود دیدید، بهتر است هرچه زودتر اقدام کنید.
ما در این مجموعه به‌عنوان متخصص اتوماسیون فرآیندها، توسعه‌ی نرم‌افزار سازمانی و دیجیتال‌سازی سیستم‌ها آماده‌ایم راهکار مناسب کسب‌وکار شما را طراحی و پیاده‌سازی کنیم. برای مشاوره‌ی اولیه با ما در تماس باشید.
۱. تیم شما وقت زیادی صرف کارهای تکراری می‌کند
ورود اطلاعات از یک فایل به فایل دیگر، ارسال دستی ایمیل‌ها و یادآوری‌ها، تهیه‌ی گزارش‌های هفتگی و صدور فاکتور از کارهایی هستند که هر بار عیناً تکرار می‌شوند. هر ساعتی که نیروی متخصص شما صرف این کارها می‌کند، ساعتی است که از خلاقیت، فروش و خدمت به مشتری کم می‌شود. کاری که قاعده‌ی مشخصی دارد، بهتر است به سیستم سپرده شود.
۲. خطاهای انسانی و ناسازگاری داده‌ها زیاد شده است
اشتباه در وارد کردن یک عدد، فراموش کردن یک مرحله یا وجود چند نسخه‌ی متفاوت از یک فایل، همه نتیجه‌ی کار دستی هستند. این خطاها معمولاً دیر کشف می‌شوند و هزینه‌ی اصلاحشان از هزینه‌ی پیشگیری بیشتر است. اتوماسیون هر مرحله را دقیقاً مطابق قاعده‌ی تعریف‌شده انجام می‌دهد و خطای ناشی از خستگی یا حواس‌پرتی را حذف می‌کند.
۳. اطلاعات شما در جاهای مختلف پراکنده است
بخشی از داده‌ها در اکسل است، بخشی در پیام‌رسان‌ها، بخشی در ایمیل و بخشی هم در ذهن همکاران. وقتی برای یافتن یک اطلاعات ساده باید چند نفر را پیگیری کنید، یعنی سیستم یکپارچه‌ای وجود ندارد. دیجیتال‌سازی و یکپارچه‌سازی نرم‌افزارها باعث می‌شود همه از یک منبع واحد و همیشه به‌روز استفاده کنند.
۴. تأییدیه‌ها و پیگیری‌ها گلوگاه شده‌اند
درخواست مرخصی، تأیید خرید، صدور مجوز یا بررسی قرارداد، اگر روی کاغذ یا در گفتگوهای پراکنده انجام شود، هر لحظه ممکن است گم شود یا در صف بماند. گردش کار (Workflow) خودکار مشخص می‌کند هر درخواست الان دست چه کسی است، چه زمانی باید پاسخ داده شود و در صورت تأخیر چه اتفاقی بیفتد.
۵. رشد کسب‌وکار سخت‌تر از حد معمول شده است
اگر با افزایش مشتری یا سفارش مجبورید متناسب با آن نیروی انسانی اضافه کنید، فرآیندهای شما مقیاس‌پذیر نیستند. کسب‌وکار سالم باید بتواند بدون افزایش هم‌اندازه‌ی هزینه‌ها رشد کند. اتوماسیون همین امکان را فراهم می‌کند.
از کجا شروع کنیم؟
نیازی نیست همه‌چیز را یک‌جا تغییر دهید. مسیر پیشنهادی ما این است:
فرآیندهای فعلی را شناسایی کنید و آن‌هایی را که بیشترین زمان و خطا دارند علامت بزنید.
با یک فرآیند کوچک و پرتکرار شروع کنید تا نتیجه را سریع ببینید.
پیش و پس از اتوماسیون، زمان و خطا را اندازه بگیرید تا بازده سرمایه‌گذاری روشن شود.
برای نیازهای اختصاصی سازمان، از نرم‌افزار سفارشی استفاده کنید تا سیستم دقیقاً با روند کار شما هماهنگ باشد.
جمع‌بندی
اتوماسیون به معنای جایگزین کردن انسان‌ها نیست؛ به معنای آزاد کردن آن‌ها از کارهایی است که ماشین بهتر انجام می‌دهد. اگر حتی یکی از نشانه‌های بالا را در کسب‌وکار خود دیدید، بهتر است هرچه زودتر اقدام کنید.
ما در این مجموعه به‌عنوان متخصص اتوماسیون فرآیندها، توسعه‌ی نرم‌افزار سازمانی و دیجیتال‌سازی سیستم‌ها آماده‌ایم راهکار مناسب کسب‌وکار شما را طراحی و پیاده‌سازی کنیم. برای مشاوره‌ی اولیه با ما در تماس باشید.